O que é workflow: dicas para gerir o fluxo de trabalho na sua empresa

Uma excelente gestão do fluxo de trabalho – ou workflow – dentro das organizações representa uma tarefa complexa e, simultaneamente, indispensável. Afinal, a composição dos processos e o volume de informações gerado a partir deles na era digital tende a aumentar em sintonia com o crescimento do negócio.

Para líderes, o workflow e a automação de processos é uma questão ainda mais urgente e primordial. Especialmente porque se relaciona diretamente à administração do tempo – talvez o ativo mais precioso na agenda corrida de qualquer empresário.

Siga a leitura para conferir os principais insights sobre workflow e compreender algumas estratégias que podem ajudar a gerir o fluxo de trabalho na sua empresa de forma eficiente.

O que é workflow e sua importância nas organizações

O termo workflow, em tradução literal da Língua Inglesa, significa “fluxo de trabalho”. Segundo a definição do portal colaborativo Wikipedia, o termo se refere à sistematização dos processos de um negócio, em sua totalidade ou através de partes, de modo que todas as informações necessárias para a implementação de uma ação sejam transmitidas de um colaborador a outro.

No contexto corporativo, o termo workflow também já é empregado como sinônimo de um software responsável justamente por organizar e estruturar os processos de uma empresa, descrevendo e ordenando os fluxos de trabalho. Para os colaboradores, a plataforma facilita a gestão de tarefas. Para os gestores, auxilia no monitoramento das demandas.

A utilização de um sistema de workflow traz vantagens significativas. Ele ajuda a evitar a perda de informações em relação a demandas abraçadas por diferentes colaboradores, além de preservar dados da companhia e evitar ruídos quando um profissional deixa de fazer parte do quadro de funcionários.

Em resumo, um bom workflow – ou software de workflow – traz agilidade, confiabilidade, menos falhas e um expressivo ganho em produtividade para as organizações.

Como gerir o fluxo de trabalho de uma empresa? 3 dicas

Gerir o fluxo de trabalho envolve desafios, mas traz ganhos expressivos na otimização do tempo de líderes e equipes.

Inclusive, no artigo “Alinhe sua gestão do tempo com suas metas”, publicado pela Harvard Business Review Brasil, uma análise minuciosa dos processos nos quais um gestor emprega o seu tempo é mencionada como estratégia fundamental para o alcance de metas.

Com isso em mente, contemple abaixo três dicas para organizar a gestão do fluxo de trabalho da sua empresa e, eventualmente, implementar um sistema de workflow no seu negócio:

1. Faça uma criteriosa análise das atividades

Para estruturar um workflow, é necessário inicialmente analisar quais são as atividades principais e essenciais que geram valor para a empresa. A partir delas, você vai sistematizar os processos, criando uma descrição detalhada de cada um deles.

2. Escolha um software de confiança

Após a estruturação dos processos, se você assim desejar, é preciso escolher o software de automação do workflow. Há várias opções no mercado, cada um com características e funcionalidades únicas.

Avalie as alternativas disponíveis com cuidado, para então escolher a mais alinhada às necessidades da sua empresa.

3. Implementação

Para implementar o sistema workflow, deve-se desenvolver um modelo de fluxo de trabalho, descrevendo os processos e detalhando as tarefas no sistema.

É importante que todos participem ativamente da implementação, pois os colaboradores envolvidos na parte operacional certamente possuem maior clareza sobre suas demandas já existentes.

Ao seguir os passos mencionados e gerir o workflow, a integração entre diferentes áreas do negócio será facilitada, minimizando os desperdícios de tempo e capital humano.

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