O que é workflow: dicas para gerir o fluxo de trabalho na sua empresa

Uma excelente gestão do fluxo de trabalho – ou workflow – dentro das organizações representa uma tarefa complexa e, simultaneamente, indispensável. Afinal, a composição dos processos e o volume de informações gerado a partir deles na era digital tende a aumentar em sintonia com o crescimento do negócio.

Para líderes, o workflow e a automação de processos é uma questão ainda mais urgente e primordial. Especialmente porque se relaciona diretamente à administração do tempo – talvez o ativo mais precioso na agenda corrida de qualquer empresário.

Siga a leitura para conferir os principais insights sobre workflow e compreender algumas estratégias que podem ajudar a gerir o fluxo de trabalho na sua empresa de forma eficiente.

O que é workflow e sua importância nas organizações

O termo workflow, em tradução literal da Língua Inglesa, significa “fluxo de trabalho”. Segundo a definição do portal colaborativo Wikipedia, o termo se refere à sistematização dos processos de um negócio, em sua totalidade ou através de partes, de modo que todas as informações necessárias para a implementação de uma ação sejam transmitidas de um colaborador a outro.

No contexto corporativo, o termo workflow também já é empregado como sinônimo de um software responsável justamente por organizar e estruturar os processos de uma empresa, descrevendo e ordenando os fluxos de trabalho. Para os colaboradores, a plataforma facilita a gestão de tarefas. Para os gestores, auxilia no monitoramento das demandas.

A utilização de um sistema de workflow traz vantagens significativas. Ele ajuda a evitar a perda de informações em relação a demandas abraçadas por diferentes colaboradores, além de preservar dados da companhia e evitar ruídos quando um profissional deixa de fazer parte do quadro de funcionários.

Em resumo, um bom workflow – ou software de workflow – traz agilidade, confiabilidade, menos falhas e um expressivo ganho em produtividade para as organizações.

Como gerir o fluxo de trabalho de uma empresa? 3 dicas

Gerir o fluxo de trabalho envolve desafios, mas traz ganhos expressivos na otimização do tempo de líderes e equipes.

Inclusive, no artigo “Alinhe sua gestão do tempo com suas metas”, publicado pela Harvard Business Review Brasil, uma análise minuciosa dos processos nos quais um gestor emprega o seu tempo é mencionada como estratégia fundamental para o alcance de metas.

Com isso em mente, contemple abaixo três dicas para organizar a gestão do fluxo de trabalho da sua empresa e, eventualmente, implementar um sistema de workflow no seu negócio:

1. Faça uma criteriosa análise das atividades

Para estruturar um workflow, é necessário inicialmente analisar quais são as atividades principais e essenciais que geram valor para a empresa. A partir delas, você vai sistematizar os processos, criando uma descrição detalhada de cada um deles.

2. Escolha um software de confiança

Após a estruturação dos processos, se você assim desejar, é preciso escolher o software de automação do workflow. Há várias opções no mercado, cada um com características e funcionalidades únicas.

Avalie as alternativas disponíveis com cuidado, para então escolher a mais alinhada às necessidades da sua empresa.

3. Implementação

Para implementar o sistema workflow, deve-se desenvolver um modelo de fluxo de trabalho, descrevendo os processos e detalhando as tarefas no sistema.

É importante que todos participem ativamente da implementação, pois os colaboradores envolvidos na parte operacional certamente possuem maior clareza sobre suas demandas já existentes.

Ao seguir os passos mencionados e gerir o workflow, a integração entre diferentes áreas do negócio será facilitada, minimizando os desperdícios de tempo e capital humano.

Gostou das dicas? Se você apreciou o conteúdo deste artigo, aproveite para compartilhar em suas redes sociais.

Como tomar decisões assertivas? 4 competências essenciais aos gestores no processo

Tomar decisões é uma exigência diária na realidade dos líderes. Os rumos da empresa, em âmbito micro e macro, dependem dos vereditos de seus gestores. Contudo, ser assertivo ao fornecer uma sentença representa um enorme desafio aos empreendedores, especialmente porque as adversidades do mercado se reinventam a todo instante.

Estimativas publicadas pelo The Wall Street Journal apontam que as pessoas tomam, em média, 35.000 decisões por dia – algumas mais simples, outras complexas. Aos líderes, o desafio é duplo: além de darem a palavra final em variados processos da empresa, cabe a eles também demonstrar firmeza e segurança em seus respectivos posicionamentos.

A vantagem é que, atualmente, a ciência aponta caminhos para que o processo de tomada de decisões ocorra de maneira sólida, assertiva e inteligente. O líder que compreende como usar essas informações a seu favor tem como resultado mais tranquilidade e firmeza para sustentar suas escolhas.

Para conferir os principais insights sobre o assunto, siga a leitura e explore todas as informações que vão ajudar você a tomar decisões inteligentes para a sua empresa.

Tomar decisões: os mecanismos por trás do processo

O ato de tomar decisões pode ser simples e automático. Especialmente quando a escolha já se tornou um hábito. Escovar os dentes ao acordar, dirigir para o trabalho, passar o café. São deliberações espontâneas, que não exigem esforço mental.

Mas, quando se trata de decisões inéditas ou que carregam certa complexidade, o desafio se torna maior. Inclusive, líderes podem ser acometidos pelo que o psicólogo Roy F. Baumeister, autor do livro “Força de Vontade: a Redescoberta do Poder do Ser Humano”, chama de fadiga de decisões.

Ao longo do dia, quanto mais decisões você toma, mais seu cérebro se cansa. Inclusive, o especialista detectou que, conforme o dia passa, pior a qualidade das suas decisões – daí a origem da fadiga. Ela acontece principalmente porque o autocontrole e a força de vontade diminuem.

Evitar a fadiga de decisões pode ser desafiador, mas é totalmente possível através do desenvolvimento de habilidades específicas.

A seguir, você vai compreender melhor quais são elas.

4 competências para tomar decisões melhores

Depois de identificar o que está por trás do sistema de tomada de decisões, o próximo passo é verificar quais habilidades devem ser desenvolvidas para facilitar o processo. Confira, abaixo, quatro delas:

1)   Clareza de pensamento

A resolução de qualquer cenário que exija uma decisão assertiva demanda clareza de pensamento. Porém, como atingir esse estado mental de tranquilidade para avaliar o contexto? A atividade física é um caminho.

Em sua autobiografia “A Marca da Vitória”, Phil Knight, criador da Nike, explica que sempre que tinha de tomar uma decisão importante sobre os rumos da empresa, antes saía para correr 10 km ao ar livre. Ao fim da atividade, a resposta vinha à mente.

O motivo é biológico: exercícios físicos estimulam a liberação dos chamados “hormônios do bem-estar”, como endorfina e serotonina, que ajudam a oxigenar o cérebro e trazem mais clareza mental.

2)   Foco

Elimine o excesso de possibilidades a serem avaliadas. Foque nas opções essenciais e evite distrações externas no momento de tomar uma decisão.

Se for necessário, afaste-se fisicamente por um turno da empresa para não ter de lidar com outras distrações antes de tomar uma decisão importante.

3)   Domínio estatístico

No artigo “3 maneiras de melhorar seu processo de tomada de decisão”, publicado na Harvard Business Review Brasil, Walter Frick aponta que ter um mínimo domínio estatístico é de extrema valia para líderes que desejam tomar decisões assertivas.

O autor destaca que avaliar estudos básicos de probabilidade permite que os profissionais façam predições de maneira mais acertada, evitando que suas sentenças sejam exclusivamente determinadas por tendências cognitivas.

4)   Visão ampla

Ainda no artigo publicado pela Harvard, Frick menciona Kahneman destacando que, em suas pesquisas, o renomado psicólogo identificou que líderes com visão restrita e autoconfiantes demais tendem a tomar decisões piores.

Embora possa parecer contraditório, antes de dar um veredito assertivo, um bom líder deve ter dúvidas.

“A primeira regra da tomada de decisão é simplesmente ser menos seguro — a respeito de tudo”, sinaliza o autor.

Gostou de conferir estes insights sobre como tomar decisões assertivas? Se você apreciou este conteúdo, aproveite para compartilhar com seus amigos, colegas e colaboradores nas redes sociais!

O que é Customer Success: 3 estratégias eficazes para aprimorar a relação com o cliente

Compreender o que é Customer Success e identificar como aplicar o conceito na prática é uma estratégia capaz de trazer resultados expressivos. Especialmente considerando que, nos mais distintos ramos de atuação, uma boa relação com o cliente é um dos pilares essenciais ao crescimento.

Customer Success é um termo da Língua Inglesa que, em tradução literal, significa “Sucesso do Cliente”. O termo engloba as estratégias adotadas pela empresa para garantir a satisfação e retenção de seus consumidores, tanto a nível B2B – Business to Business -, quanto a nível B2C – Business to Consumer.

Para compreender melhor o que é Customer Success, sua importância e como delimitar estratégias para reter mais clientes em seu negócio, siga a leitura e confira todos os insights deste artigo.

O que é Customer Success e seu papel no contexto atual

Cuidar da satisfação do cliente não é uma exigência nova do mercado. Muito provavelmente, você já está familiarizado com as estatísticas do mundo dos negócios que sinalizam: é 7 vezes mais caro conquistar um novo cliente em relação a reter um antigo. No entanto, essa necessidade se torna mais urgente na realidade atual.

Atualmente, oferecer um excelente produto ou serviço não basta para assegurar altos níveis de satisfação de clientes. Quando o objetivo é se destacar frente à concorrência, uma marca precisa gerar empatia e conexão. Foi isso que sinalizou um levantamento feito pela consultoria de mercado Officina Sophia, com 1.152 pessoas.

O estudo demonstrou que o fator “identidade” é um denominador comum entre marcas que realmente encantam seus clientes. Em outras palavras, a identificação diz respeito à capacidade do consumidor enxergar na companhia características que refletem os seus próprios valores e princípios.

O Customer Success, em sua tradução mais atual, está relacionado justamente à arte de fazer com que o cliente sinta uma conexão com a empresa, perceba que comprar um produto ou serviço “x” é uma forma de estar em sintonia com sua visão de mundo.

Mas como implementar tudo isso na prática? A seguir, você vai conferir algumas propostas.

Customer Success: 3 estratégias para aplicar no seu negócio

No artigo “O consumidor está no poder”, publicado pela Harvard Business Review Brasil, Christina Carvalho é categórica ao afirmar que a expansão da internet móvel e do celular proporcionou maior poder de barganha ao consumidor, que está cada vez mais exigente.

Para trabalhar a retenção de clientes, contemple, abaixo, três estratégias de Customer Success:

1)   Monitore o ciclo de vida do seu cliente

Faça um acompanhamento detalhado da jornada do seu cliente – desde o momento em que ele decide comprar seu produto ou serviço, até a etapa do pós-venda.

Implementar processos que garantam que cada consumidor seja atendido sempre pelo mesmo colaborador, por exemplo, é um detalhe que pode fazer toda a diferença na experiência que sua marca oferece.

2)   Avalie dados e incentive ações pró-ativas

Em sintonia com o tópico anterior, lembre-se de avaliar estatisticamente a jornada do seu consumidor. Identificar os pontos que já ocasionaram a perda de clientes é imprescindível para que a empresa adote uma postura pró-ativa.

O ideal é que a companhia possa antecipar os problemas, antes de o cliente se queixar. Uma boa estratégia de Customer Success depende disso.

3)   Implemente treinamentos resolutivos e capacite a equipe

Acima de qualquer plano de marketing, a satisfação do consumidor está relacionada à solução que seu negócio oferece para as dores dele. Portanto, capacite sua equipe de atendimento dando enfoque à importância de uma postura empática e resolutiva.

Gostou da matéria? Então, aproveite para compartilhar o artigo com seus amigos e colegas nas redes sociais.

3 estratégias para a criação de uma cultura organizacional baseada em valores sólidos

A forma como uma empresa trata seus funcionários, clientes e fornecedores influencia diretamente nos resultados dos negócios. Por isso, a preocupação dos gestores em criar uma cultura organizacional que possa orientar o comportamento dos membros de suas organizações, gerando valores a serem seguidos por todos.

Mas embora o tema já tenha sido amplamente discutido desde o boom das startups, nunca foi tão urgente às empresas desenvolverem uma reflexão assertiva acerca de seus valores.

Por isso, nesta matéria, apresentaremos alguns insights importantes sobre culturas organizacionais, além de dicas estratégicas que podem ajudar você a desenvolver valores sólidos em seu negócio.

cultura organizacional

O papel da cultura organizacional para as corporações

No livro “The Hard Thing About Hard Things” (“O Lado Difícil das Situações Difíceis, na tradução para a Língua Portuguesa”), Ben Horowitz, fundador da Andreessen Horowitz e um dos empreendedores mais respeitados e experientes do Vale do Silício, expõe que uma cultura sozinha não é o que faz uma empresa.

No entanto, o autor assinala que há três principais fatores que tornam o desenvolvimento da cultura organizacional urgente:

  • Com o crescimento da empresa, o que irá ajudar você a preservar seus melhores talentos e evitar que sejam furtados pelas empresas concorrentes é, justamente, a cultura.
  • Ao reter seus colaboradores, você terá mais tempo para focar no que é essencial: desenvolver os melhores produtos e serviços para dominar o mercado.
  • Para você, como empresário, ter uma cultura empresarial alinhada com seus próprios valores é indispensável. Afinal, seria impossível gerenciar um negócio em cujos valores nem você mesmo acredita, especialmente nos momentos de crise, concorda?

Cultura organizacional: 3 pontos essenciais para desenvolver a sua

Agora que já relembramos o papel da cultura organizacional no desenvolvimento das corporações, abaixo apresentaremos três estratégias interessantes para que você possa desenvolver e gerir seu negócio com base em uma visão clara.

1) Entenda o que distingue sua empresa da concorrente

De que forma você oferece um produto ou serviço ao seu cliente que realmente o torna diferenciado? Você preza mais pela qualidade na entrega, ou pela rapidez? Essas podem ser perguntas importantes para que você determine, com clareza, quais são os valores embutidos no seu negócio.

Exemplo: quando fundou a Amazon, o hoje bilionário Jeff Bezos definiu que sua missão seria fornecer valor aos consumidores sendo líder tanto em preços, quanto em serviços oferecidos. Para isso, teve que reduzir custos ao máximo.

Entre as soluções para minimizar despesas, uma delas nos chama a atenção até os dias de hoje: desde a sua fundação, as escrivaninhas dos funcionários da empresa são elaboradas com portas de armários usados.

2) Tenha valores operacionais críticos

Mais do que na teoria, uma cultura organizacional se faz indispensável na prática. Por isso, é essencial que você defina as diretrizes que vão guiar a ação de seus colaboradores no dia a dia.

No Facebook, por exemplo, Mark Zuckerberg preza pela inovação acima de tudo, mesmo com todos os riscos atrelados a essa cultura. Seu lema é “move fast and break things!” (ou “corra rápido e quebre coisas!”, na tradução literal). Ou seja: aja com velocidade, mesmo que isso implique em alguns erros no caminho.

Um colaborador que não esteja disposto a operar dessa forma, portanto, não terá espaço na empresa.

3) Identifique – e recrute – colaboradores que estejam em sintonia com sua cultura

Para perpetuar e solidificar uma cultura empresarial, você terá que recrutar pessoas que estejam alinhadas a ela. Portanto, nos processos de seleção de novos talentos, certifique-se de mapear potenciais colaboradores que tenham o perfil ideal para atuar em sintonia com os valores de sua companhia. Isso diminuirá a rotatividade a longo prazo, contribuindo para os resultados do seu negócio.

Esta matéria lhe proporcionou reflexões interessantes acerca da cultura organizacional? Compartilhe, então, nas redes sociais!

Gestão de projetos: 4 competências essenciais ao gestor

O conceito de gestão de projetos não é exatamente novo. Contudo, diante da ascensão tecnológica e de seu impacto no dia a dia das empresas, ele volta a ganhar evidência. Afinal, em um mercado de trabalho sujeito a transformações constantes, coordenar uma equipe e garantir o êxito de qualquer operação é uma tarefa complexa.

Por isso, nesta matéria, apresentaremos uma revisão do conceito de gestão de projetos alinhada à realidade atual e nos aprofundaremos em algumas competências indispensáveis aos gestores.

Gestão de projetos

Conceito de gestão de projetos no panorama tecnológico

No contexto das empresas globais e conectadas, com culturas primordialmente baseadas na inovação, uma gestão de projetos eficiente é sempre urgente.

Para se ter uma ideia, dados do Project Management Institute – uma das instituições mais respeitadas a nível global na formação de gestores de projetos – sinaliza que, atualmente, 20% do Produto Interno Bruto (PIB) global é investido na execução de projetos.

Em números, são mais de 12 trilhões de dólares aplicados com o propósito de desenvolver ou aprimorar novos produtos e serviços.

O PMBOK, uma espécie de “livro conceito” desenvolvido pela PMI sobre gestão de projetos, define que o “gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos”.

Mais do que entender o conceito, porém, é necessário compreender as competências necessárias ao gestor para que leve a execução do projeto adiante, de modo a garantir seu êxito. E, claro, evitar o que os autores Scott Anthony, David Duncan e Pontus M.A. Siren chamaram de “Projetos Zumbis”, em artigo publicado na Harvard Business Review Brasil.

Conforme o termo sugere, “Projetos Zumbis” são aqueles que falham em cumprir sua proposta inicial e somente sugam recursos das organizações.

4 competências essenciais na gestão de projetos

Abaixo, elencamos quatro qualidades indispensáveis a um excelente gestor de projetos:

1.   Eficiência na construção de equipes

Nenhum projeto é executado sem pessoas. Por isso, um gestor de projetos bem sucedido precisa ser capaz de recrutar talentos de maneira assertiva e eficaz, preferencialmente em um modelo baseado em competências. Isso, claro, para garantir que as pessoas certas atuem nos cargos certos, executando as funções mais alinhadas às suas aptidões profissionais.

2.   Comunicação assertiva

O êxito de um projeto é resultado de diferentes processos segmentados. Uma falha de comunicação em uma etapa, invariavelmente, terá um impacto negativo na próxima. Portanto, saber ouvir, delegar e gerenciar a equipe através de uma linha de diálogo clara e assertiva é absolutamente essencial.

3.   Visão holística

A gestão de projetos envolve cuidar tanto de pessoas, quanto de produtos. Por isso, mesmo diante da pressão, um gestor de projetos deve ser capaz de atuar com foco no cenário macro e dividir seu tempo e sua atenção entre a parte técnica da execução e a parte humana. Uma equipe desmotivada não produz.

4.   Disciplina e concentração

Conforme o item anterior evidencia, o gestor de projetos precisa ser capaz de desenvolver uma visão holística acerca do andamento do projeto. No entanto, para que consiga fazer isso sem que se perca no volume de tarefas, foco e disciplina são absolutamente indispensáveis. Cada parte do processo deve receber toda a atenção necessária.

Gostou de explorar nossos insights sobre gestão de projetos? Aproveite para compartilhar este artigo com seus colegas e colaboradores!

Economia Colaborativa: o que esse novo modelo exigirá das lideranças no futuro?

Há um inegável movimento em curso na forma como as pessoas trabalham, se locomovem, se relacionam com a alimentação e o ambiente em seu entorno. Isso possui impacto direto, naturalmente, no consumo. É a ascensão da chamada economia colaborativa que, embora tenha iniciado tímida no Brasil, agora vive seu apogeu.

A economia colaborativa faz nascer novos modelos de negócios, ressignifica a forma como consumidores enxergam as empresas e exige um novo mindset profissional tanto para colaboradores que atuam nesse tipo de organização, quanto para líderes corporativos de forma geral. Afinal, seu impacto abrange todos. Sem exceção.

Para compreender como sua carreira poderá ser influenciada pela economia colaborativa e quais competências profissionais serão essenciais nesse novo modelo, siga a leitura e explore os insights que reunimos nesta matéria.

economia colaborativa

Compreenda o conceito de economia colaborativa

A essência por trás da chamada “sharing economy”, termo cunhado originalmente em inglês, é a ideia de que bens de consumo e serviços sejam compartilhados. Tudo para que a utilização de recursos humanos e meios de produção ocorra de uma forma sustentável e consciente. Na contramão do consumismo exacerbado.

Não há melhor forma de ilustrar a economia colaborativa do que através de exemplos. Dados da Uber, divulgados pela Folha de São Paulo, sinalizam que o número de motoristas do aplicativo entre 2016 e 2017 saltou de 50 para 500 mil. Em relação ao número de usuários da plataforma, são mais de 17 milhões mensalmente ativos.

É o conceito de crescimento exponencial traduzido em realidade.

Outro case interessante se refere aos coworkings, ou seja, escritórios compartilhados. Dados do Censo Coworking 2018 mostraram um aumento de 47% no número de coworkings no Brasil entre 2017 e 2018. O salto foi de 810 para 1.194 em todos os municípios do país com mais de 150 mil habitantes.

A sociedade em rede é irrefreável. Os dados evidenciam que esse será o modelo de futuro. Mas qual será o impacto desse cenário para o mercado profissional, seus líderes e colaboradores? O tópico a seguir traz algumas ideias.

O que as empresas colaborativas vão exigir de seus líderes?

As organizações que ficarão conhecidas neste século serão reconhecidas pela inovação eficiente, sustentada, em grande escala. A chave dessa capacidade não é a lealdade à empresa nem a autonomia do agente livre; é, sim, uma forte comunidade colaborativa”, escreveram Charles Heckscher, Laurence Prusak e Paul Adler, em artigo publicado na Harvard Business Review Brasil.

As lideranças à frente da inovação, invariavelmente, terão de dominar competências como:

1)   Flexibilidade no diálogo

Companhias colaborativas são colaborativas em essência. Por isso, ainda que esteja numa posição de hierarquia, o líder deverá ter abertura ao diálogo, ouvir feedback dos colaboradores, estar aberto a ocupar uma posição de coautor nos processos.

2)   Coerência na ação de acordo com o propósito

Na era colaborativa, é essencial que as ações dos líderes estejam alinhadas ao propósito da companhia. As decisões não podem ser embasadas com foco apenas no lucro. Para isso, a liderança deve ser dada através do exemplo.

3)   Capacitação para aliar flexibilidade e disciplina

Em um modelo de negócio focado em desenvolver processos que permitam às pessoas trabalharem em um formato descentralizado e por meio de projetos flexíveis, o líder de sucesso será aquele capaz de equilibrar disciplina e maleabilidade. Para isso, a formação continuada será indispensável.

Se você gostou das informações desta matéria, compartilhe com seus colegas nas redes sociais.